I en nylig undersøgelse havde to af de tre personer, jeg råbte spørgsmål til fra mit vindue i sidste uge, ingen anelse om, hvad Google Docs var, mens den anden simpelthen fortalte mig at tage nogle bukser på. Spørg enhver post-gen Xer, hvad Google Docs er, men du vil sandsynligvis få et andet svar. Mens Google (søgemaskinen) har samlet utrolig popularitet - hævder en markedsandel på over 85% og bliver så synonym med at søge efter ting online, at mærket nu mere almindeligt bruges som et verbum end et substantiv - mange andre tjenester, der tilbydes af tech giganter har en vej at gå, før de opnår det samme niveau af fortrolighed.
En af disse tjenester er Google Docs, en del af den gratis Google Docs Editor -pakke og førsteklasses Google Workspace -pakke med kontor- og produktivitetsværktøjer. Hvis du ikke kender navnet Google Workspace, er du muligvis tidligere stødt på det som G Suite eller endnu længere tilbage som Google Apps. Det er denne strøm af ubeslutsom rebranding, der potentielt har hæmmet vedtagelsen af Googles premium online-suite af mange, men i den højoktane, adrenalin-drevne verden af tekstbehandlere får Google Docs mere og mere trækkraft som den primære konkurrent til markedet- dominerer Microsoft Word.
Med flere mennesker, der anvender en work-from-home-tilgang end nogensinde før, befinder Google Docs sig i en glimrende position for at se sin brugerbase svulme op. Så hvad er nogle af de fremtrædende funktioner, der viser Docs 'stigende popularitet og fremhæver den som en rigtig konkurrent og potentielt bedre egnet app, som du kan overveje?
Jeg får meget kilometertal ud af tekstbehandlere, så jeg besluttede at sætte Google Docs gennem sine skridt og lade det klare et par af mine ugentlige igangværende opgaver og projekter for at se, hvordan det gik.
Priser og pakker i Google Docs
Hvis du har en personlig Google -konto, har du allerede gratis adgang til mange af Googles produktivitetsværktøjer via Google Docs Editor Suite. Det betyder, at Google Docs, Slides, Sheets, Forms, Drawing, Sites, Drive og Keep alle er tilgængelige til brug uden omkostninger. Du kan også bruge appversionerne af disse værktøjer uden begrænsning. Personlige Google -konti har en Google Drive -lagringsplads på 15 GB, hvilket er et betydeligt beløb til opbevaring af kontordokumenter. Men hvis du har brug for mere lagerplads, tilbyder Google en premium service kaldet Google One, der kan øge din lagerplads til 100 GB for så lidt som $ 2 om måneden.
Der er ingen reel ulempe ved at bruge de gratis tilbud fra Google; du kan opnå meget med Googles gratis tilbud. Men hvis du leder efter noget mere velegnet til virksomheder eller til at styre grupper af mennesker, er der altid Google Workspace.
Google Workspace er den førsteklasses produktivitetspakke, der tilbydes af Google. Det inkluderer Google Docs ’pakke med værktøjer og et eller to mere, der er fokuseret på kommunikation, sikkerhed og administration til administration af medarbejdere eller brugere. Priserne starter fra $ 6 pr. Bruger pr. Måned, og abonnementet inkluderer mange frynsegoder som tilpassede e -mail -domæner, digital whiteboarding, understøttelse af yderligere filtype til Google Drev, chatbeskeder og bedre phishing- og spambeskyttelse. Der er også betydelige stigninger i din lagerkapacitet afhængigt af hvilken af Google Workspaces fire premiumpakker, du beslutter dig for med 30 GB, 2 TB, 5 TB muligheder, der maksimerer med et temmelig vagt "Så meget som du har brug for."
Der er helt sikkert grunde til at gå til premium, hvis du skal mikromanere et antal medarbejdere eller ønsker at slette Gmail -domænet fra din e -mail. Men kernekontorpakken og dens funktioner er hovedtrækningen og er lige så funktionelle indefra den gratis Google Docs Editor -pakke.
Google design og interface
Google Docs bevarer den sædvanlige moderne, flade, stilistiske ikonografi, som de fleste Google -produkter indeholder. Selvom det ser godt ud fra et designperspektiv og puster modernitet ind i den typiske tekstbehandlingsgrænseflade, kan jeg ikke undgå at føle, at der er en tydelig mangel på personlighed ved Docs 'næsten sterile udseende. Dette er trods alt det samme firma, der får sine praktikanter til at bære propelhuer, mens de forventer, at deres personale krydser hovedkvarteret ved hjælp af en række rutsjebaner og brandmændsstænger som en flok ninja-krigere med lommebeskytter.
Docs fastholder sin minimalistiske præsentation ved at fjerne meget af det rod, der kan findes i dets samtidige. Google har primært gjort dette ved at begrænse Docs til en fokuseret værktøjslinje, der dækker de mest almindelige handlinger såsom formatering, skrifttyper, farver, justeringer og indsatser. De fleste brugere udfører typisk de fleste opgaver fra denne primære værktøjslinje, hvilket er fantastisk til produktivitet, da alt føles let tilgængeligt på et let tilgængeligt sted.
Det er værd at bemærke, at på grund af karakteren af Google Docs som en onlinetjeneste, vil du være begrænset til skrifttyper i Google Fonts -biblioteket. Der er i øjeblikket ingen måde at importere brugerdefinerede skrifttyper, hvilket kan være frustrerende for dem, der fra tid til anden kan have brug for en specialiseret stil til et projekt, de arbejder på. Google Fonts er dog ret omfattende, og derfor kan du med lidt kreativitet kombineret med et anstændigt antal tilgængelige tilføjelser opleve, at dette er et mindre problem.
Yderligere formatering og værktøjer findes i rullemenuerne, der er pænt gemt i sidehovedet. Dette bringer et mindre distraherende arbejdsområde, der får mest ud af alt, hvad skærmsejendomme er til rådighed. På grund af Docs, der kører via en webbrowser, går Googles indsats dog kun så langt, som den enkelte brugeropsætning tillader, med bogmærkelinjer, udvidelser eller søgelinjer, der begrænser det tilgængelige lodrette rum som standard.
Du kan dog kompensere for dette ved at minimere Google Docs-overskriften, hvilket fjerner rullemenuerne og bredere Google Workspace-ikoner fra visningen og gendanner en vis mængde tabt plads på siden. Docs implementerer derefter en praktisk søgelinje i din primære værktøjslinje, der giver dig mulighed for at lede efter elementer, der ellers findes i rullemenuerne, hvilket betyder, at du aldrig er afskåret fra disse værktøjer, hvis du skulle få brug for dem.
Slutresultatet er mere end bare glædeligt for øjet; den minimalistiske æstetik får den overordnede præsentation til at se ren ud, og navigation er en simpel affære. Docs opretholder det traditionelle tekstbehandlingslayout og forenkler det, hvor det er muligt. Det er et designvalg, der byder nye brugere velkommen uden at støde på som en strippet version af konkurrencen.
Google Docs -ydeevne og kompatibilitet
Takket være det lette design, der findes i appen og browserversionerne, føles Google Docs glat og lydhør med filer, der indlæses uden reel forsinkelse. Både browseren og appen fungerede imponerende, da jeg skiftede mellem forskellige dokumenter for at måle deres indlæsningstider. Med de fleste dokumenter er du normalt klar til at gå inden for et sekund eller to, selvom billedtunge filer vil have en tendens til at tage lidt længere tid (hvilket må forventes). Hele processen med at åbne filer fra Google Drev er imidlertid ellers hurtig og smertefri.
En af de store ting ved Google Docs er dens cross-platform kapaciteter. Der er ingen OS-specifikke filtyper at håndtere, når det kommer til Docs. I stedet kan alle med en enhed, der kan køre Chrome, Firefox, Safari, Internet Explorer eller Microsoft Edge (eller som har Google Docs -appen installeret på deres mobilenhed) oprette, læse, redigere og samarbejde med mennesker uden problemer. Dette betyder ikke længere at skulle bekymre dig om, hvorvidt en fil vil åbne på platformen for den person, der modtager dit dokument. Det er bare en hovedpine mindre på et unødigt fragmenteret marked.
At modtage filer fra andre, der er lavet uden for Googles kontorpakke, er også meget mindre hovedpine, da Docs kan prale af kompatibilitet med et varieret udvalg af filformater. Docs kan læse og gemme i mange populære formater som Microsoft Word, OpenDocument, RichText, PDF og Plain Text. Du kan endda downloade dit dokument som en EPUB, hvis du ønsker at distribuere det. Selvom du ikke kan gemme direkte i Apple Pages -formatet, kan du stadig indlæse dem i Google Docs og redigere derfra, selvom du bliver nødt til at eksportere det som et andet format, når du er færdig. Dette kompatibilitetsniveau er svært at argumentere med, selvom nogle mere komplekse formater som PDF -filer har en tendens til at miste formatering ved åbning.
Google Docs -funktioner
Google Docs er primært et online værktøj. Det var designet til at være sådan. Som sådan, når det kommer til at arbejde online med andre, skinner Docs så stærkt, at det kan lede fly gennem tåge. Når du deler et dokument via e -mail eller et direkte link, kan op til 100 personer se, redigere og kommentere det dokument samtidigt. Det er en mere end Words medforfattergrænse på 99. Det er klart, at Google tager en Price Is Right-tilgang til at overgå konkurrencen. Jeg ved ikke, hvilken slags frygtelig rod du skulle have til at føde i Docs, der faktisk ville kræve, at 100 mennesker samledes rundt og stak og støttede det med forslag og redigeringer. Men bare at vide, at du kan få en så stor gruppe, viser alsidigheden i Google Docs 'samarbejdsværktøjer.
Alle redigeringer finder sted i realtid, hvor hver unik bruger spores i dokumentet med en tilfældigt tildelt farve og markør. Deres redigeringer og forslag er markeret med tildelte farver og svæver til højre på siden og afventer din feedback. Hvis du vælger at acceptere disse forslag, foretages ændringer i dokumentet automatisk. Kommentarer fra redaktører om bestemte sektioner er markeret med gult, og klik på det afsnit vil fremhæve feedbacken for din bekræftelse.
Det er let for dokumenter at blive rodet og svært at læse midt i samarbejdsprocessen. Heldigvis betyder Google Docs fokus på et forenklet arbejdsområde, at du ikke bør finde dig selv tabt midt i et hav af rettelser, der er svære at læse eller behandle. Du har endda adgang til hele din redigeringshistorik, hvis du foretager ændringer, du senere gætter på.
Google Docs er i bund og grund en temmelig robust tekstbehandler. Det, der hæver det til en sand konkurrent, er alle de Google -klokker og fløjter, det bringer med sig. Indsættelse af diagrammer, billeder eller filer i dit dokument trækker på de bredere Google Workspace- og Google Drive -tjenester. Du kan oversætte dit dokument til alle tilgængelige Google Translate -sprog uden alt for meget ballade. Du kan også bruge din stemme til at skrive og gøre brug af Googles imponerende tale-til-tekst-teknologi. Dokumenter kan automatisk rette eventuelle stavemåder og komme med grammatikforslag i realtid takket være Googles maskinlæring og ordbog. Der er også Google Workspace Marketplace, der giver mange tilføjelser til yderligere at udvide de tilgængelige funktioner.
Der er også nogle interessante indbyggede værktøjer, der yderligere øger Docs 'produktivitet, nemlig fanen omrids og udforsk. Oversigten er en glidende sidebarmenu, der automatisk holder styr på dine overskrifter og titler og derefter præsenterer dem som en interaktiv liste, der fungerer som et slags indeks, så du kan bladre gennem større dokumenter meget lettere. Nær bunden af siden er en flydende knap, der leder dig til fanen Udforsk, så du hurtigt kan søge efter citater, billeder og Google Drev -indhold.
Google Docs gemmes automatisk
En af Docs mest værdifulde funktioner er dens automatiske gemning. Du vil bemærke en tydelig mangel på en gem -knap i Google Docs; dette er fordi gemning er en kontinuerlig proces, der udføres automatisk med hvert tastetryk og klik (så længe du har en stabil internetforbindelse). Det er uvurderligt, hvis du er den type person, der ofte sparer som en eftertanke frem for en vane.
Skulle din computer låses - eller du forlader din enhed uden opsyn kortvarigt, og at Windows Update du har forsinket i en uge endelig beslutter sig for at presse sig igennem - vil du ikke blive efterladt som en potentiel r/WatchPeopleDieInside -kandidat. Faktisk, hvis det sker, kan du undgå spildtid og indlæse det samme dokument på en anden enhed og problemfrit fortsætte dit arbejde fra det øjeblik, du slap. Og når du har adgang til din hovedenhed igen, skal du blot skifte tilbage med alt dit opdaterede arbejde venter.
Takket være plettet internet var der et par gange, jeg mistede forbindelsen, mens jeg brugte Google Docs. I de øjeblikke fortsatte jeg med at skrive, og dokumentet begyndte øjeblikkeligt at gemme sine rutiner, når en forbindelse blev genoprettet. Der er en offline version af Google Docs tilgængelig, men den kan kun fås via en Google Chrome -udvidelse. For en app, der gør så meget for at fremme kompatibilitet på tværs af mange platforme og browsere, er det en skam, at Google besluttede at låse offline adgang på en så specifik måde.
Bundlinie
Når det kommer til at vælge din tekstbehandler eller kontorsuite, ved vi alle, at Microsoft er kongen på bakken i mange øjne. Med næsten fire årtiers udvikling er det ikke let for et andet værktøj eller en pakke at følge med. Og selvom det kan siges, at Google Docs ikke helt har det samme niveau af funktioner som Word, mangler det virkelig funktioner på $ 70? Efter min mening, nej. Det meste af det, Docs mangler, kan findes som tilføjelser, og de værktøjer, det tilbyder gratis, bør få dig til at gætte på at betale så meget for et Microsoft 365-abonnement.
Der er en friskhed i, hvad Google tilbyder med Docs; det ser moderne ud, føles moderne og er lavet med moderne internetfokuseret samarbejde i tankerne. Hvad den gør, gør den meget godt. Hvad det ikke gør, vil ikke være vigtigt for de fleste brugere.
Docs overskygger konkurrencen i samarbejde, bærbarhed, kompatibilitet og endda i potentiel tilpasning via Google Workspace Marketplace. Det er let at få styr på, der er mindre rod, og den samlede oplevelse er glat og intuitiv. Åh, og det er gratis.
For alle, der har deltaget i konkurrencen, er Google Docs i det mindste værd at give et skud, fordi du muligvis betaler for en række værktøjer, der allerede er tilgængelig for dig gratis.
Google Docs, enten via Google Docs Editor -pakken eller Google Workspace, er en definitiv udfordrer på kontoret og produktivitetspakken. Det kan endda være fremtiden for det.